АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Теоретические основы планирования движения денежных средств (ДДС) в контексте системы бюджетирования хорошо известны. Но каким образом осуществлять процесс управления денежными средствами (УДС)?

В чем сложность? Зачастую на предприятии сложно держать под контролем более сотни платежей в день, даже если на предприятии четко регламентирована ответственность за планирование и исполнение по подразделениям - центрам финансовой ответственности (ЦФО). Без автоматизации УДС на предприятии не обойтись. Это можно сделать сегодня без больших затрат, используя достаточно популярные решения на базе программ 1С. Все необходимые доработки для конкретного предприятия можно выполнить силами собственной ИТ-службы, которая в дальнейшем будет поддерживать функционирование программы [7, с.136].

Самым трудным в организации системы УДС является грамотная регламентация самого процесса УДС и постановка задач для автоматизации. Не всегда менеджмент предприятия может справиться с этой задачей оперативно и эффективно. Во всем мире для решения таких проблем привлекаются консультанты по финансовому консалтингу. Например, у крупного предприятия около 30 функциональных подразделений, которые ежедневно инициируют платежи, т.е. готовят и подают заявки на расходование денежных средств, а затем требуют проследить и представить информацию об исполнении платежа. При этом платежи осуществляются в нескольких иностранных валютах с различных счетов в нескольких банках, в т.ч. и иностранных. В итоге получается более сотни денежных операций в день, горы неисполненных заявок и полное отсутствие контроля в связи с большим потоком информации и ручной работой.

Кроме того, постоянно не хватает денежных средств, появляются срочные и необходимые платежи, которые поглощают почти все свободные денежные средства на счетах, потом начинаются выплаты заработной платы, налогов, кредитов и т.д. К тому же в большинстве случаев отсутствует оперативная и детализированная информация об ожидаемых поступлениях денежных средств от различных категорий контрагентов.

Что делать? Необходимо научиться планировать денежные средства, вовлечь в процесс планирования все заинтересованные подразделения предприятия, выстроить работающую систему согласования, утверждения и контроля фактического исполнения запланированных платежей. Важно также систематизировать информацию в виде различных отчетов, предназначенных для определенных категорий пользователей, с помощью автоматизации процесса УДС.

Начинать надо с постановки процесса управления на предприятии, который включает этапы:

- постановка целей;

- планирование;

- исполнение;

- контроль;

- анализ;

- формирование управленческого воздействия;

- корректировка [5, с.208].

На первом этапе ставятся цели управления, потом планируется их достижение. Планы формируются и выполняются через исполнительную систему, которой является финансовая структура предприятия. Исполнение планов контролируется через систему управленческого учета. Данные учета подвергаются анализу на предмет того, как точно выполняются планы по достижению целей, выявляются возможные отклонения, определяются причины их возникновения. В соответствии с ними формируется управленческое воздействие, направленное на восстановление движения к поставленным целям. Затем следует корректировка планов, а в необходимых случаях и самих целей.

Далее цикл повторяется. Циклы управления работают и в процессе УДС предприятия. Однако для полноценного и эффективного управления ограничиваться планированием только денежных средств недостаточно. Для обоснованного планирования денежных потоков необходима их увязка с планированием потребностей в основных, вспомогательных и прочих видах материалов, а также рабочей силе; дебиторской и кредиторской задолженностей различных категорий контрагентов; движения внеоборотных активов предприятия. Особенно важна такая взаимоувязка при планировании денежных потоков на периоды от квартала до года. Для комплексного финансового планирования всех необходимых ресурсов предприятия предназначена система бюджетирования.

Но, к сожалению, поставить сразу весь процесс бюджетного управления на крупных предприятиях сложно, хотя к этому следует стремиться. Поэтому целесообразно начинать с бюджета движения денежных средств (БДДС). Планирование денежных средств наиболее понятно и доступно работникам предприятия.

Система УДС может прекрасно функционировать как отдельный самостоятельный блок бюджетирования, т.к. состоит из двух уровней планирования: краткосрочного (на горизонт в один год, с шагом планирования - месяц) и оперативного (от одного дня до месяца). Оперативные планы являются корректирующими к краткосрочным. Текущая корректировка планов (бюджетов) - изменение значений плановых данных внутри шага планирования, вызванное сменой условий осуществления хозяйственной деятельности. Это значит, что оперативное планирование осуществляется по конкретным документам (договорам, счетам-фактурам и пр.), контрагентам, валютам, расчетным счетам. Поэтому такое планирование требуется как в бюджетном управлении в целом, так и в планировании только денежных средств.

Бюджетное управление - система управления предприятия по ЦФО через бюджеты. В связи с этим одним из первоначальных этапов постановки системы бюджетного управления на предприятии является определение состава и иерархии ЦФО - финансовой структуры.

Каждый ЦФО - это сегмент внутри предприятия (структурное подразделение, группа структурных подразделений или направление бизнеса, проект), отвечающий за достижение определенных финансовых показателей, которые подчинены финансовым целям предприятия. Во главе ЦФО находится лицо, наделенное обязанностями, полномочиями и ресурсами, которые необходимы ЦФО для достижения своих показателей.

Затем следует прописать весь процесс УДС. Результаты проведенных работ должны быть формализованы, т.е. закреплены в регламентных документах предприятия. Для этого следует подготовить и утвердить на предприятии соответствующий регламент [10, с.38].

Процессом УДС, разработанным и описанным в регламенте, определяется порядок краткосрочного и оперативного планирования и осуществления денежных операций предприятия, устанавливаются требования к оформлению документов, необходимых для обеспечения процесса УДС, и порядок документооборота, определяется круг лиц, участвующих в процессе УДС, и устанавливаются их полномочия и ответственность.

Разработанная методология системы краткосрочного и оперативного планирования и УДС предприятия включает:

- учетную политику операций с денежными средствами в части отражения по статьям ДДС;

- форму и содержание управленческого отчета о ДДС;

- методику подготовки оперативного плана поступлений и выплат денежных средств (платежный календарь);

- методику подготовки скользящего краткосрочного прогноза ДДС;

- разграничение ответственности лиц, участвующих в процессе УДС;

- состав и требования к оформлению первичных документов;

- график документооборота при осуществлении ДДС [1, с.290].

Регламент требуется для того, чтобы формализовать подачу данных планирования, а затем и сбора фактических данных по определенным правилам. В первую очередь, это касается статей ДДС. Следует сразу отметить, что список статей должен быть оптимальным, т.е. отражать все основные аспекты деятельности, но не представлять собой постоянно изменяющийся бесконечный список, в котором сложно ориентироваться.

Разделы БДДС. Выделяют три раздела БДДС: текущая (основная), инвестиционная и финансовая деятельности. У предприятий часто возникают проблемы в правильности отнесения тех или иных операций к видам деятельности. Как правило, к текущей деятельности относятся денежные потоки, возникающие в результате осуществления основной деятельности, - при продаже собственной продукции или товаров, оказании услуг, закупке сырья, материалов и комплектующих для собственного производства, а также расчеты по заработной плате с персоналом, оплата услуг сторонних фирм, налоговых платежей и т.д. К инвестиционной деятельности - денежные потоки, возникающие в результате продажи и покупки основных средств и нематериальных активов, а также при предоставлении предприятием кредитов, займов или депозитов третьим лицам и возврате этих сумм от заемщиков (наиболее распространенной ошибкой является отнесение этого типа операций к финансовой деятельности предприятия).

К финансовой деятельности относятся денежные потоки, возникающие в результате выпуска акций (увеличение уставного капитала), получения и возврата полученных кредитов, ссуд, лизинговые платежи и т.д. Операции, связанные с выплатой процентов по ссудам и кредитам, по выбору предприятия могут относиться либо к текущей деятельности, либо к финансовой. Основным различием между финансовой и инвестиционной деятельностью является то, что к последней относится только движение собственных денежных средств предприятия. Сторонние инвестиции (кредиты, займы) относятся к финансовой деятельности [2, с.576].

Разрабатывается и утверждается форма отчета по БДДС, а также формы других документов (заявки на расходование и поступление денежных средств, платежного календаря и т.п.).

Все основные статьи ДДС могут иметь дальнейшую детализацию. В этом случае делается группировка к основной статье (чтобы не усложнять отчет), которую можно развернуть или свернуть.

Разрабатывается и описывается правило отнесения операций к определенным статьям. Содержание каждой статьи ДДС указывается в отдельном документе регламента - учетной политике. Это необходимо для исключения различных возможных толкований при формировании отчета о ДДС, а также при планировании будущих денежных потоков.

Разграничивается ответственность лиц, участвующих в процессе управления денежными потоками, за каждую статью ДДС и закрепляется отдельным документом в матрице ответственности. Для этого осуществляется проекция: статья ДДС-ЦФО-исполнитель ЦФО.

Определяется методика планирования и прописываются сроки подачи информации отдельно для краткосрочного и оперативного планирования. Для упрощения процессов планирования платежей и контроля за ними необходимо упорядочить выплаты по срокам. Однако возникают ситуации на предприятии, когда в установленные сроки средств для погашения платежей недостаточно. Возникает дилемма, какому платежу отдать предпочтение, т.е. исполнить в первую очередь. Для решения подобных вопросов с наименьшими потерями и с целью установления финансовой дисциплины на предприятии необходимо четко определить приоритеты платежей, а именно: группы очередности (последовательности) платежей и критерии определения порядка их осуществления. Кроме того, для принятия решений о порядке осуществления платежей в условиях недостаточности денежных средств (исходя из установленных критериев и категорий очередности платежей) регламентом определяется ответственный исполнитель, который и принимает окончательное решение.

Также необходимо разработать и прописать процедуры контроля за расходованием денежных средств. Для этого четко определяется круг лиц, имеющих право согласовывать и утверждать к исполнению заявки. Важно понимать, что утвержденный и принятый к исполнению краткосрочный план ДДС должен исполняться. Это значит, что запланированные суммы по определенной статье ДДС в разрезе каждого ЦФО не должны превышать утвержденного на месяц уровня. Если все-таки сумма подготовленных заявок на расходование денежных средств превышает сумму, запланированную краткосрочным бюджетом, требуется либо принятие решения об отказе в оплате определенных заявок, либо процедура нового согласования и утверждения бюджета.

Есть еще одна проблема - огромный поток информации, который невозможно держать под контролем, обрабатывая его вручную. Для этого требуется автоматизация.

Далее рассмотрим процесс автоматизации процедур УДС на примере конкретного предприятия. В рамках построения комплексной системы бюджетирования на головном предприятии УП «Завод полупроводниковых приборов» НПО «Интеграл» по рекомендации финансовых консультантов в отдельный самостоятельный проект был выделен и реализован комплекс работ по разработке и автоматизации системы УДС предприятия.

В ходе реализации проекта была создана финансовая структура предприятия, реорганизован процесс УДС, разработан и утвержден регламент УДС, автоматизированы процессы УДС.

Для автоматизации процесса УДС была выбрана программа «1С: Предприятие 8.1. Управление производственным предприятием (УПП)», контур «УДС». Предприятие силами собственного отдела автоматизированных систем управления сумело выполнить все необходимые работы по конфигурированию системы и разработке файлов обмена специального формата для связи с другими программами.

Автоматизацией процесса УДС предусматривается ввод плановых и фактических данных, относящихся к ДДС (безналичных и наличных), и формирование различных документов и отчетов о ДДС. Все операции, связанные с ДДС, должны быть отражены в программе «1С: Предприятие 8.1. УПП».

Сначала вводятся плановые данные, на основании которых формируются платежные документы. Платежные документы посредством файлового обмена загружаются в «Клиент-банк» для обработки банком. Выписка банка обрабатывается документом «Обработка» в «1С: Предприятие 8.1. УПП», вследствие чего в подсистему УДС попадают все оплаченные и поступившие платежи. Таким образом, в программе отражены все плановые и фактические данные, что и позволяет формировать отчеты о ДДС. Главный принцип - все данные формируются в подсистеме УДС. Далее они могут загружаться в любую программу.

Для организации работы в программе всех ЦФО, осуществления контроля и согласования краткосрочного и оперативного планирования были разработаны рекомендации по работе с платежными документами, необходимыми справочниками, файлами для электронного обмена информацией с банком.

Основной задачей на первом этапе работы по проекту было адаптировать контур «УДС» к законодательству Республики Беларусь, т.к. конфигурация «1С: Предприятие 8.1. УПП» является российской. Для этого дорабатывались документы: платежное поручение исходящее, платежное требование-поручение, платежное поручение входящее путем добавления необходимых классификаторов и полей для их отображения в документах.

Второй этап работы заключался в создании необходимых справочников, которые содержат информацию о контрагентах, организациях, валютах, банковских счетах, кассах, статьях ДДС, подразделениях. Справочник «Контрагенты (поставщики)» был загружен в УДС из программы «Клиент-банк»; контрагенты (покупатели) вводились в классификатор выделенным работником предприятия, который является ответственным за справочник «Контрагенты (поставщики)» для устранения ввода повторной информации.

На третьем этапе разрабатывались настройки текстового файла обмена информации с программой «Клиент-банк» для автоматической загрузки набранных в УДС платежных документов. Затем проводилось тестирование и устранение ошибок.

На четвертом этапе разрабатывались настройки для документообработки «Выписка банка», который позволяет импортировать данные из программы «Клиент-банк» в УДС.

Данные настройки позволяют автоматически обрабатывать существующие в УДС документы и создавать новые, проставлять флаг «Оплачено» и создавать выписку банка. Обработка «Выписка банка» была протестирована и доработана.

Пятый этап - разработка автоматизированной формы отчетов: платежный календарь, отчет о движении заявок на расходование средств и планируемых поступлений, печатной формы заявки на расходование средств.

Шестой этап - создание отчетов (форма не предусмотрена в «1С: Предприятие 8.1. УПП») БДДС, по фактическому ДДС, сравнительному анализу плановых и фактических данных.

Седьмой этап - установка рабочих мест с «1С: Предприятие 8.1. УПП», регистрация пользователей и описание прав доступа.

Восьмой этап - обучение сотрудников, участвующих в процессе УДС.

В итоге все ДДС отражено в программе. Бюджетные данные для краткосрочного планирования (от месяца до года) создаются исполнителями в каждом конкретном ЦФО, консолидируются на уровне финансового отдела, утверждаются бюджетным комитетом, контролируются и анализируются.

На основании краткосрочных планов, которые являются базовыми и определяющими, создаются оперативные (ежедневные) планы. В программу вводятся плановые заявки, на основании которых формируются платежные документы. Платежные документы посредством файлового обмена загружаются в систему «Клиент-банк» для обработки банком. Выписка банка обрабатывается документом-обработкой, вследствие чего в подсистему УДС попадают все оплаченные и поступившие платежи. Информация в программу вводится только один раз путем оформления заявок, все последующие операции формируются на их основании.

Таким образом, предприятие получило возможность оперативно видеть и главное контролировать все заявки на плановые поступления и платежи в разрезе каждого ЦФО и статей ДДС, а также остатки денежных средств в разрезе каждого счета и валюты. Движение заявок на поступление и расходование денежных средств легко трансформируется в отчеты по движению заявок и платежный календарь, а после оплаты отражаются в отчете о фактическом ДДС.

В итоге работы УП «Завод полупроводниковых приборов» НПО «Интеграл» получил стройную систему УДС, которая позволяет предвидеть время и масштабы наступления финансовых проблем и принять необходимые меры для их разрешения.

Внедрение системы УДС упорядочило работу не только специалистов финансового управления, но и всех подразделений, имеющих отношение к денежным операциям. Это позволило и получать более оперативную точную информацию о платежах, и в то же время высвободить отдельных специалистов, задействованных в процессе. Но главное, чего удалось достичь - это за счет планирования сбалансировать потоки денежных средств и в значительной мере избежать непредсказуемости в платежах, и как следствие, в некоторой степени снизить зависимость от внешних источников финансирования.

На предприятии убедились, что в период спада и резких изменений в структуре продаж вопросы обоснованного финансового планирования становятся наиболее актуальными.

Наиболее проблемным моментом, как и во всех существенных организационных преобразованиях, являлось сопротивление изменениям. В первую очередь, это касается распространенного убеждения (заблуждения) в том, что планированием денежных средств должны заниматься работники финансово-экономических служб. И конечно, сложно научиться планировать на более длительные сроки - следующий квартал, полугодие, год. Пока на предприятии ограничиваются квартальным планированием с разбивкой по месяцам и более детальным ежедневным планированием на основе заявок. Основную роль в этом играют руководители функциональных подразделений. С другой стороны, предприятие получило высокую заинтересованность и вовлечение руководителей подразделений, т.к. они получили возможность не просто оперативного доступа к информации о состоянии их платежей, но и участия в процессе управления этими платежами. Следует отметить также, что без непосредственного участия руководителей высшего звена и понимания ими своей роли в системе УДС она (система) перестает выполнять управленческие функции и становится просто исполнительским инструментом, облегчающим жизнь финансистам.