5. Организация работы учетно-операционного отдела

Основными задачами учетно-операционной работы являются:

- быстрое, четкое и качественное обслуживание клиентов банка;

своевременное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учете и отчетности банка;

предупреждение возможности возникновения недостач, незаконного расходования денежных средств и материальных ценностей;

сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций на основе применения средств автоматизации;

К учетно-операционной работе относятся:

открытие и ведение счетов клиентов банка;

прием и проверка правильности платежно-расчетных документов, поступающих от клиентов банка и служащих основанием для совершения расчетных операций по их поручению;

прием и проверка правильности кассовых документов, являющихся основанием для приема и выдачи наличных денег со счетов клиентов банка;

формирование и изготовление внутренних документов, являющихся основанием для совершения внутрибанковских операций;

контроль за своевременностью совершения платежей;

подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете;

ведение регистров бухгалтерского учета;

подготовка информации и составление бухгалтерской отчетности.

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;

на определенном учетной политикой банка и другими внутрибанковскими положениями порядке подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым в банке операциям, их отражения в регистрах бухгалтерского учета и составления в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные процедуры должны учитывать возможные аспекты проведения наиболее сложных и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения в регистрах бухгалтерского учета и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах.

на выделении в организационной структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии;

на объединенных в локальную вычислительную сеть банка средствах вычислительной техники для ведения учета и подготовки отчетности, использование которых должно способствовать в необходимой мере автоматизации выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение в нем всех проведенных за день операций.

Организация бухгалтерской работы в банке

За организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении операций ответственность несет руководитель кредитного учреждения. Руководители, в зависимости от объема учетной работы могут:

учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

увести в штат должность бухгалтера;

передать ведение бухгалтерского учета бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

вести бухгалтерский учет лично.

Обычно эти функции выполняет бухгалтерия или бухгалтер.

Бухгалтерские операции выполняют работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных и других документов, а также отражением банковских операций по счетам бухучета. Все эти работники подчиняются в вопросах ведения бухучета главному бухгалтеру.

Организация работы строится на следующих принципах:

образуется единое бухгалтерское подразделение;

все работники объединяются в группы;

работникам предоставляются права ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемым операциям. За исключением операций, требующих дополнительного контроля.

Структура бухгалтерии коммерческого банка должна отвечать тем функциям, выполнение которых предусмотрено в Уставе банка. Их необходимый набор состоит из: расчетных, кассовых, кредитных, депозитных операций, операций с ценными бумагами и т.д. Для выполнения перечисленных операций в банке создаются отделы с аналогичными названиями.

Бухгалтерия - это структурное подразделение банка, которое возглавляет главный бухгалтер.

В обязанность главного бухгалтера, его заместителей и начальников отделов входит разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников, с указанием закрепленных счетов и штампов, порядка введения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ (вычислительный центр) или на компьютерную систему.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров и т.д.).

Организация документооборота в банке

Система документооборота, претендующая на интегрирующую роль в современном банке, должна: позволять интегрировать различные подразделения и организации в рамках одного бизнес-процесса; реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы; реализовывать гибкие, настраиваемые индивидуально процессы и маршруты.

В зависимости от принятой в банке схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:

. Дополнительный контроль документов.

Любой подготовленный документ всегда проходит стадию дополнительного контроля, маршрутизация которой определяется как действующей нормативно-законодательной базой, так и существующими в банке технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.

. Обработка документа.

В независимости от того, сколько и каких этапов проходит документ, его обработка предусматривает совершение окончательных действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью документов в регистры и реестры. Лицо, обработавшее документ и несет ответственность за данный документ.

Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.

Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и контроля.

Расчетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его условный номер по межбанковским расчетам, Наименование плательщика и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка получателя, его корреспондентский счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся - мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся - платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные обязательства по ссудам, заявление о выдаче ссуды. Все расчетные денежные документы по характеру отражаемых в них банковских операций подразделяются на:

) Мемориальные. 2) Кассовые приходные. 3) Внебалансовые. 4) Документы по межбанковским и межгосударственным расчетам.

Руководители банка обязаны проверять своевременность составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за: своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.