3.Формирование системы управленческой отчетности

Экономисты Н.А. Адамов и Г.А. Адамова указывают, что "управленческая отчетность - это комплекс взаимосвязанных данных и расчетных показателей, отражающих функционирование предприятия как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом по предприятию и в разрезе структурных подразделений. Отчетность является важнейшим источником информации для анализа и принятия решений" [1, с.62 ] Данное определение также указывает на то, что информация управленческой отчетности является основой для принятия решений (хотя любая отчетность является основой для принятия решений различными группами пользователей информации).

Управленческой отчетности принадлежит особое место в системе отчетной информации о деятельности организации. В отличие от бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, предназначенной как для внешних, так и внутренних пользователей, управленческая отчетность содержит информацию, формируемую по запросам лишь внутренних пользователей.

Бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность составляются по единым правилам, установленным Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Налоговым кодексом РФ, постановлениями и инструкциями органов статистики, положениями по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, другими нормативными актами. Управленческая отчетность не может формироваться по единым стандартам, и поэтому процесс ее создания не регулируется законодательными и нормативными актами. Состав и содержание отчетных показателей, форма и сроки их представления устанавливаются организацией самостоятельно и зависят от вида ее экономической деятельности, организационно-правовой формы, стратегии и тактики управления, квалификации управленческого персонала и других специфических особенностей каждого хозяйствующего субъекта.

Сущность управленческой отчетности ученые также определяют по-разному, однако существующие при этом расхождения в используемых терминах и формулировках не принципиальны, поскольку в основу всех определений положены единые подходы к содержанию и назначению отчетности. С учетом этих подходов управленческую отчетность можно определить как систему детальной и конкретной информации об имуществе, капитале, обязательствах, доходах и расходах организации, хозяйственных процессах и их результатах, о внутренних и внешних факторах, оказавших влияние на достигнутые результаты, необходимой управленческому персоналу для прогнозирования, планирования, организации, контроля и регулирования деятельности хозяйствующего субъекта.

Чтобы управленческая отчетность содержала полезную и исчерпывающую информацию о деятельности организации и была надежной информационной базой для обоснования управленческих решений, она должна отвечать ряду требований. Авторы публикаций, посвященных управленческой отчетности, выделяют требования своевременности представления отчетности, конкретности и доступности отчетной информации, объективности и сопоставимости отчетных данных, экономичности (затраты на составление отчетности не должны превышать эффекта от ее использования). При этом требованиям достоверности, полноты, целостности, последовательности представления информации о деятельности организации, существенности ее показателей внимания не уделяется[14, с.9].

Достоверность управленческой отчетности может быть обеспечена, если используемая для ее составления учетная информация будет формироваться в полном соответствии с правилами, установленными законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету.

Использование управленческой отчетности для оценки достигнутых результатов хозяйственной деятельности требует сопоставимости представляемых в ней отчетных показателей с данными плана, смет (бюджетов), нормами и нормативами, контрольными точками, с показателями предшествующих отчетных периодов.

Сопоставимость отчетных показателей управленческой отчетности с данными предшествующих периодов достигается, прежде всего, неизменностью учетной политики организации в течение длительного времени, последовательностью ее применения от одного отчетного периода к другому. В случае изменения учетной политики данные предшествующих отчетных периодов, а также планов и смет, несопоставимые с данными отчетного периода, подлежат корректировке в соответствии с действующими в отчетном периоде правилами. Каждая существенная корректировка показателей должна быть раскрыта в управленческой отчетности с указанием вызвавших эту корректировку причин. При этом стоимостные показатели объема выпуска и продажи продукции (работ, услуг) представляют в управленческой отчетности в сопоставимых ценах.

При создании информационной базы управленческой отчетности используют весь комплекс учетной, плановой, финансовой и другой информации о деятельности организации (рисунок 4)[14, с.9].

Информационные источники управленческой

отчетности организации

┌─────────────────────────────────────┐

│ Первичный учет ├────────┐

└──────────────┬──────────────────────┘ │

┌───────────────┼───────────────────┐ │

\│/ \│/ \│/ │

┌──────┴──────┐┌───────┴──────┐┌───────────┴──────────┐│

│Бухгалтерский││Статистический││Оперативно-технический││

│ учет ││ учет ││ учет ││

└─────────┬───┘└───────┬──────┘└───────────┬──────────┘│

\│/ \│/ \│/ │

└────────────┼───────────────────┘ │

┌──────────────┴──────────────────────┐ │

│Управленческая отчетность организации│<───────┘

└──────────────┬──────────────────────┘

┌────────────┼────────────┬───────┐

/│\ /│\ /│\ /│\

┌─────────┴───┐┌───────┴─────┐┌─────┴────┐┌─┴─────────┐

│ Плановая ││Маркетинговая││Финансовая││Техническая│

│и нормативная││ информация ││информация││ и другая │

│ информация ││ ││ ││ информация│

└─────────────┘└─────────────┘└──────────┘└───────────┘

Рисунок 4

В качестве источников учетной информации выступают как первоначальные сведения о фактах хозяйственной деятельности (хозяйственных операциях), зафиксированные в первичных бухгалтерских документах на стадии первичного учета, так и показатели бухгалтерского, статистического и оперативно-технического учета, полученные в результате систематизации и обобщения первичной информации в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета.

В приложении В отражен регистр учета прочих расходов, формируемый по данным бухгалтерского учета на исследуемом предприятии и принимаемый за источник информации экономического отдела при планировании.

В случае необходимости в управленческую отчетность включают полезную для обоснования управленческих решений информацию статистического учета (данные о текучести работников, использовании рабочего времени и др.).

Содержание управленческой отчетности, ее сущность оказывают влияние на ее формы. Однако в экономической литературе данный вопрос не получил достаточного освещения. Проектом рекомендаций по управленческому учету, разработанным Минэкономразвития России, предусматриваются следующие отчеты:

Отчеты об операционной деятельности, включающие отчеты:

- о производстве продукции (работ, услуг);

- продаже продукции (работ, услуг);

- закупках товарно-материальных ценностей;

- запасах сырья и комплектующих изделий;

- запасах готовой продукции;

- затратах в незавершенном производстве;

- движении денежных средств;

- дебиторской (кредиторской) задолженности.

Отчеты об инвестиционной деятельности, к которым относятся отчеты:

- о движении основных средств;

- движении нематериальных активов;

- долгосрочных финансовых вложениях;

- планируемых капитальных вложениях;

- выполнении инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности, а именно отчеты:

- о краткосрочных финансовых вложениях;

- привлечении обслуживания заемного капитала;

- привлечении и обслуживании акционерного капитала;

- управлении денежной наличностью.

Отчет о производстве продукции (работ, услуг) является одним из важнейших отчетов, составляется производственными подразделениями организации и содержит сведения о произведенных готовых изделиях, полуфабрикатах, выполненных услугах за каждую смену, рабочий день, месяц. Отчет заполняется на основании первичных документов о произведенной продукции структурным подразделением, и в этой части сведения отчета должны быть взаимоувязаны с данными движения готовой продукции или полуфабрикатов собственного изготовления. Отчет о произведенной продукции может быть составлен по следующей форме:

Таблица 4

Отчет об оказанных услугах

(структурным подразделением организации)

за месяц (квартал) отчетного года

Управление по продажам на основании информации о выполнении плана договоров составляет отчет по продажам, в котором показываются количество оказанных услуг по договорам и фактическое количество проданной продукции, стоимость продаж по договорам и фактическая стоимость продаж. Сопоставление стоимости продаж по договорам и фактической стоимости дает возможность выявить отклонения. Следует отметить, что отчет о продаже продукции должен быть увязан с первичным учетом отражения оказанных услуг и продажной стоимостью, которая указывается в расчетных документах, предъявленных покупателям. Отчет о продаже составляется по следующей форме:

Таблица 5

Отчет о продажах за месяц (квартал) отчетного года

Сведения отчета о продаже могут обобщаться понедельно, подекадно. При этом количество показателей в отчете можно увеличить для того, чтобы повысить детализацию данных о поставке. Отчет о продаже позволяет выявить размеры недопоставок и упущенную вследствие этого экономическую выгоду, а также определить степень выполнения плана по ассортименту , предусмотренного планом продаж.

Наряду с отчетом о продаже возникает необходимость формирования отчета о состоянии запасов готовой продукции, которые в любой момент могут быть использованы для продажи сверх установленных плановых заданий.

В приложении Г отражен учетный регистр предприятия, который можно применять при составлении сводного отчета по запасам и движению продукции.

Предлагаемая форма отчета о продажах составляется в первую очередь работниками сбытовых служб организации на основе оперативного учета. В связи с этим сведения данного отчета должны быть тождественны регистрам по продажам услуг, которые заполняются в финансовой бухгалтерии.

Наряду с отчетами о продажах в составе управленческой отчетности предусматриваются отчеты о закупках сырья и материалов, оборудования и других основных средств. Разнообразие материальных ценностей, приобретаемых предприятиями, обусловливают существенное различие этих отчетов. Вместе с тем локализация фактов хозяйственной деятельности, связанных с закупками материальных ресурсов, позволяет получить информацию о конкретных заказах на материальные ресурсы, сроках их поставки, цене заказа, а также стоимости материальных ценностей, потребность в которых возникла у организации в связи с изменением условий хозяйствования. Отчет о закупках имеет следующую форму:

Таблица 6

Отчет о закупках

Отчет по данной форме позволяет получить обособленную информацию о закупках по размещенным заказам, заключенным контрактам на приобретение материальных ресурсов, а также о приобретении материальных ресурсов для новых заказов. Менеджер управления по снабжению исходя из данных этого отчета определяет величину заказа, способ доставки материалов, предполагаемого их поставщика, цену приобретения и место размещения полученного груза.

Наиболее значительной по содержанию и степени детализации является управленческая отчетность о затратах предприятия. При составлении этой отчетности используется классификация затрат на производство по видам и объектам калькулирования и по другим основаниям. Состав информации о расходах может быть разнообразным в зависимости от специфики деятельности предприятия, его организационной структуры, состава лимитирующих факторов, перечня центров ответственности.

В связи с этим, на исследуемом предприятии предлагается ввести Информационную карту, отражающую документооборот в управленческом учете.

Таблица 7

Информационная карта локомотивного депо ОАО «Краспригород»