9. Порядок підготовки та проведення нарад

Голова, заступники голови, керівник апарату, керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації проводять наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до їх компетенції.

План проведення наради затверджує відповідна посадова особа.

Організація проведення нарад при голові районної держадміністрації та у його заступників покладається на апарат або відповідні структурні підрозділи районної держадміністрації.

Відповідні структурні підрозділи адміністрації та посадові особи, які забезпечують проведення наради, не пізніше як за день до заходу подають керівникові, який його проводить, перелік питань порядку денного, довідкові та аналітичні матеріали, список запрошених, при потребі – пропозиції щодо виступаючих тощо, організовують запрошення, реєстрацію учасників, протоколювання наради, доведення прийнятих доручень до виконавців. За визначенням посадової особи, яка проводить нараду, порядок денний, аналітичні довідки про стан та обгрунтування причин внесення питань на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланованих) питань – подаються у день проведення наради.

Прийняті на нарадах рішення оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний строк. У протоколі зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які брали участь у нараді, питання, що розглядалися, і прийняті за результатами розгляду рішення.

Протокол наради підписує головуючий.

Протоколи зберігаються у структурних підрозділах апарату, інших структурних підрозділах райдержадміністрації, які забезпечували проведення наради, та в установленому порядку передаються в загальний відділ (канцелярію) апарату райдержадміністрації для подальшого зберігання та використання.

Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах при голові райдержадміністрації та у його заступників, здійснюється відповідним структурним підрозділом апарату райдержадміністрації, у разі потреби – структурним підрозділом районної держадміністрації, які регулярно подають керівникові, який проводив нараду, аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень, прийнятих на нараді у строки та в порядку, визначені ним.

За результатами розгляду питань на нараді можуть видаватися в установленому порядку розпорядження голови райдержадміністрації або доручення голови, чи його заступників.

Право офіційно повідомляти засобами масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має уповноважена головою районної державної адміністрації посадова особа.

Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок та аудіозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається особою, яка проводить цей захід.

З метою координації діяльності заступників голови адміністрації, керівників структурних підрозділів апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації територіальних органів центральних органів виконавчої влади в районі в адміністрації проводяться оперативні наради:

при голові адміністрації – із заступниками, керівниками відповідних структурних підрозділів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади в районі, районних служб та організацій сільських, селищними головами – у перший понеділок;

при голові адміністації – із заступниками голови, керівниками відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади в районі – у другій понеділок;

у заступників голови – з керівниками відповідних структурних підрозділів райдержадмінісстрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється ними відповідно до розподілу обов’язків – щопонеділка (щоп’ятниці);

у керівника апарату – із керівниками структурних підрозділів апарату адміністрації – щопонеділка.