2.13. Функція: Укомплектування, зберігання, облік та використання архівних документів

Містить такі процедури:

2.13.1. забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, зберігання, використання документів на всіх видах матеріальних носіїв інформації, що створюються структурними підрозділами ДПІ, для передачі документів на державне зберігання;

2.13.2. контроль структурних підрозділів ДПІ за правильністю оформлення та зберігання документів і справ, які підлягають архівному зберіганню, у структурних підрозділах;

2.13.3. складання та погодження зведеної номенклатури справ, перевірка формування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури;

2.13.4. проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд Експертній комісії ДПІ проектів: описів документів, постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання; описів справ з особового складу працівників; актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до Національного архівного фонду;

2.13.5. створення та забезпечення належних умов зберігання та роботи з документами на всіх видах матеріальних носіїв інформації;

2.13.6. приймання від структурних підрозділів на зберігання архівних документів на всіх видах матеріальних носіїв інформації та документів з особового складу;

2.13.7. організація в установленому порядку користування архівними документами, видання архівних довідок, копій з архівних документів.