23. Документооборот организации по импорту и экспорту

Основным документом, регулирующим экспортные отношения предприятий, является экспортный контракт, или договор купли-продажи. Контракт состоит из двух основных частей. Первая часть имеет непосредственное отношение к обязательствам экспортера. В ней приводятся сведения о:

• качестве товара;

• количестве товара;

• цене товара;

• условиях поставки;

• времени и месте поставки.

Во второй части контракта излагаются обязательства импортера:

• условия принятия товара;

• условия платежа.

Важно не допускать неточности в формулировках контракта; для того чтобы снизить вероятность риска при заключении контракта, необходимо определить следующие моменты: кто организует и оплачивает перевозку товара, несет ответственность за сохранность, гибель и порчу товара.

Экспортные сделки должны быть обеспечены различными пакетами документов, подтверждающими исполнение сделки с иностранным партнером на этапах поставки, транспортировки, хранения, таможенного оформления.

Существуют некоторые позиции, без которых документарная база экспортных операций не была бы полной, например:

• обеспечение производства экспортных товаров;

• подготовка товаров к отгрузке;

• хозяйственные и коммерческие документы;

• платежно-расчетные операции;

• товаротранспортные документы;

• страховое, таможенное оформление сделок, товаров.

В зависимости от назначения и содержания документы имеют различный характер. Например, если пакет документов по экспортированию товаров сопровождает груз до пункта назначения, то такие документы называют товаросопроводительными. Если документы характеризуют отгрузку товара, то они являются отгрузочными.

Для оценки количества, качества и стоимости экспортируемого товара предназначены коммерческие документы и счета. Так, основным расчетным документом является коммерческий счет, в котором дается полное и точное описание товара. Документарная группа «коммерческие счета» может подразделяться на следующие функциональные подгруппы:

• счета-проформы, в которых отсутствуют требования оплатить те или иные суммы;

• счета-фактуры, оформляемые по факту приемки товара;

• счета-спецификации, выписываемые при широкой номенклатуре поставляемых товаров;

• предварительные счета, используемые при частичных поставках товаров.

Помимо документального оформления расчетных операций по экспорту необходимо охарактеризовать количество поставляемой партии, что отражается в технической документации, спецификации, упаковочном листе.

Качество товара фиксируется в сертификатах качества, что обеспечивает соответствие товара по качеству соответствующим стандартам по данной группе изделий или условиям внешнеэкономического контракта. Качество подтверждается еще и такими документами, как:

• гарантийное обязательство;

• протокол испытания;

• разрешение на отгрузку.

Важно знать для организации экспорта товаров составляющие пакета транспортных документов, в частности, он включает:

• товарно-транспортные накладные в зависимости от видов транспортных средств (железнодорожный, авиа и т.д.);

• коносаменты в случае морских перевозок;

• акты сдачи-приемки;

• складские свидетельства и прочее;

• грузовая таможенная декларация, предъявляемая для выполнения таможенных формальностей.

Особое внимание следует обратить на внедрение в практику внешнеэкономической деятельности предприятия грузовой таможенной декларации, которая является унифицированным документом в международной торговле.

Грузовая таможенная декларация - это нормативный учетный документ, введенный с 1 апреля 1994 г., предназначенный для декларирования совершаемой участником внешнеэкономической деятельности сделки таможенному органу. Грузовая таможенная декларация позволяет перемещать грузы через таможенную границу в обоих направлениях, является гарантом сделки, имеющим юридическую силу для зарубежных контрагентов. Порядок заполнения грузовой таможенной декларации определяется приказом Государственного таможенного комитета России от 25 апреля 1994 г.

Форма расчетов - это способ оформления, передачи, оплаты товаротранспортных документов, сопровождающих груз, а также платежных документов. В условиях России, также как и в мировой практике, наиболее применяемые формы расчетов:

• расчеты по открытому счету;

• перевод;

• инкассо;

• аккредитив.

Перечисленные формы применяются при расчетах за наличные, в кредит, но большинство международных расчетов по хозяйственным операциям проводится в безналичной форме через банки.

Расчеты по открытому счету применимы, как правило, в сделках, контрагенты по которым хорошо знакомы друг другу, так как степень риска для поставщика (экспортера) всегда велика. Партнеры ведут учет задолженности, как по товарам, так и по денежным средствам. По мере отгрузки товара увеличивается задолженность покупателя, который погашает ее или путем перевоза денег, или встречными сделками, или каким-либо иным путем в соответствии с условиями договора.

Перевод через банки является также достаточно рискованной для одной из сторон формой расчетов, но имеет и ряд преимуществ. Перевод осуществляется в виде поручения одного банка другому выплатить бенефициару (как правило, экспортеру) определенную сумму.

Перевод предусматривает возможность оплаты товара по факту или предоплату, т.е. оплату авансом. Предприятия, применяющие такую форму расчетов, выигрывают, во-первых, время, так как перевод осуществляется быстро; во-вторых, деньги, так как перевод, как правило, дешев и прост.

Однако экспортер всегда рискует недополучить оплату поставленного товара, импортер же, осуществив предоплату, рискует остаться без товара. Инкассовая форма предполагает большую степень защиты от риска, так как платеж осуществляется против выставления документов. В частности, экспортер поручает своему банку получить от банка импортера или другого банка платеж или другие документы, подлежащие оплате при условии представления документов по отгрузке товара. В таком случае это будет так называемое документарное инкассо.

Если же представляются только финансовые документы, то это «чистое инкассо». Позитивным в данной форме расчетов является то, что банки осуществляют контроль за платежами, однако этот же факт приводит к тому, что документы проходят через банк очень долго, а значит, задерживается оплата товара. Экспортер рискует не получить свои деньги, так как импортер может оказаться неплатежеспособным к моменту поступления документов в банк или не иметь разрешения на оплату за границу.

И, наконец, аккредитив - это денежное обязательство банка произвести по указанию, за счет покупателя платеж продавцу в объеме стоимости поставленных товаров. В некоторых случаях такие действия осуществляются против предъявления продавцом документов, тогда аккредитив называется документарным.

Бывают аккредитивы следующих видов:

• подтвержденные (неподтвержденные);

• отзывные;

• переводные;

• делимые (неделимые);

• револьверные;

• покрытые (непокрытые).

Основным недостатком аккредитивной формы расчетов для пользователей является его большая стоимость, которая зависит от общей суммы аккредитива, а также длительность прохождения документов через банк. В свою очередь, преимуществом данной формы расчетов является надежное обеспечение платежа, которое имеется уже до начала отгрузки. Это является определяющим условием совершения операции экспортера.