Глава II. Правила организации документооборота в бухгалтерском учете Документация хозяйственных операций

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

- документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к возмещению);

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет (рис. 1; 1а;1б;1в).

Документ (от латинского documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, содержашейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизит – от латинскогоreqwisitum– требуемое, нужное.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные (рис.1а). Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

В зависимости то характера операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

- по назначению;

- по содержанию хозяйственных операций;

- по объему отраженных в них операций;

- по способу использования;

- по числу учитываемых операции;

- по месту составления;

- по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделять на три группы:

- организационно-распорядительные;

- оправдательные;

- документы бухгалтерского оформления.

Рис.1. Документация хозяйственной операции

Рис. 1а. Теория бухгалтерского учета