Б) Правила эксплуатации ккт в аптеках

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материаль­ной ответственности.

При первом включении необходимо войти в режим программирования ККМ и настроить необходимые параметры функционирования:

1. Ввести текущую дату.

2. Запрограммировать заголовок чека-наименование торгового предприятия.

В течение смены кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо обязаны:

• осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

• для одного покупателя определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю;

• получить от покупателя деньги за товары согласно сумме, называемой покупателем, в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги от­дельно на виду у покупателя;

б) напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины.

Реквизиты чека:

• наименование организации; - ИНН;

• заводской номер ККМ;

• порядковый номер чека;

• дату и время покупки;

• стоимость покупки;

• признак фискального режима;

- другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения;

в) назвать сумму причитающейся сдачи выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновремен­но).

В ККМ предусмотрены следующие виды отчетов:

а) отчеты Х (без гашения) – отчеты о текущем состоянии кассы. Получение этих отчетов не вызывает каких-либо изменений в состоянии денежных регистров ККМ. При вводе отчетов Х данные в фискальную память не заносятся;

б) отчеты Z (с гашением) – отчеты о текущем состоянии кассы с последующим обнулением денежных регистров, кроме не обнуляемых.

В отчетах формируются только те операции, которые выполнялись.

В разных типах ККМ предусмотрены определенные виды отчетов, например, сменный отчет, отчет по кассирам, отчет по отделам (услугам); отчет по продажам через коды товаров (услуг), почасовой отчет и т.п.

Чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

Если покупатель по какой-либо причине возвращает чек, то кассир вправе выдать по нему деньги только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя. Деньги по неиспользованным чекам возвращаются покупателям обязательно той кассой, которая выдала чек.

В конце смены кассиром совместно с администрацией составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам», где перечисляются номера и суммы каждого чека. После этого чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию.

Сумма по акту на возвращенные покупателям чеки заносятся в журнал кассира-операциониста. В ней также указывается количество напечатанных за день нулевых чеков.

При возврате покупателем товара (кроме ЛС), а также при ошибочном наборе на чеке кассового аппарата неправильной суммы выдается "сторнированный" чек. Эти операции должны оформляться следующим образом. Возврат покупателю денежных средств происходит при предъявлении им товара (кроме ЛС) и документа, подтверждающего его приобретение в ап­теке, т. е. чека кассового аппарата. При приеме товара и выдаче денег покупателю выписывается приемная накладная, а покупатель в своем заявлении указывает причину возврата. Заявление подписывается также лицами, уполномоченными руководителем осуществлять прием возвращенного товара и выдачу денежных средств.

При выдаче "сторнировочного" чека может возникнуть ситуация, когда выручка за текущий день, отраженная в кассовом аппарате, окажется меньше суммы, которую должен получить покупатель за возвращенный товар. В этом случае возврат денежных средств покупателю должен осуществляться через главную кассу аптеки путем выписки расходного кассового ордера.

Если кассовый аппарат пробил чек на неправильную сумму, ошибочно выданный чек должен сторнироваться, после чего составляется акт, в котором указывается номер чека, сумма и причина ошибки.

В объяснительной записке кассира, пробившего этот чек, должна быть ука­зана причина ошибки, после чего акт заверяется членами комиссии, назначен­ной приказом директора аптеки. Акт, два чека кассового аппарата (ошибочный и "сторнировочный") и объяснительная записка подкладываются к отчету кас­сира за тот день, в который была произведена ошибка.

При приеме наличных денежных средств от юридического лица кроме чека ККТ обязательно должны быть выданы счет-фактура и корешок приходного кассового ордера.

В конце дня распечатываются отчеты Z (с гашением) и контрольная кассовая лента.

По показаниям счетчиков (регистров) отделов на начало и на конец оп­ределяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку и данными отчета Z.

После определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в книге кассира-операциониста за подписями кассира и представителя администрации аптеки.

Итоги по контрольным лентам должны регистрироваться в книге продаж по окончании дня. В приказе об учетной политике можно сделать запись о том, что итоги по операциям с физическими лицами учитываются в книге продаж, а с юридическими лицами – нет, т.к. им выдается счет-фактура, которая заносится в книгу продаж.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опеча­танном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела.

После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, рас­печатка сдаются по Акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов обязаны применять ККТ только в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, ряд юридических фактов или занятие видами деятельности, которые не предполагают продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, исходя из положений Федерального закона, не требуют применения ККТ.

Например, возврат подотчетных сумм и т.п.

При отключении электроэнергии аптечное предприятие может осуществ­лять денежные расчеты с населением без применения ККТ.

В этом случае покупателям выдаются квитанции по форме, утвержденной письмом Минфина России от 12.03.99 № 16-00-24-31 в качестве бланков стро­гой отчетности, что также подтверждено п. 6 Перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений; их филиалов и других обособленных подразделений, которые в силу специфики своей деятельности могут осущест­влять денежные расчеты с населением без применения ККТ, в котором указа­но, что предприятие в случае отключения электроэнергии, зарегистрированно­го электроснабжающей организацией, продолжает работу при условии выдачи покупателям квитанций по установленной форме.

В случае ошибки кассира-операциониста:

• при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;

• в выдаче сдачи покупателю при возникновении спора покупатель име­ет право потребовать у администрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет права:

- снимать кассу без разрешения администрации;

- не выдавать кассовый чек покупателю;

В случае установки кассы в отделе аптеки - на рабочем месте провизора (фармацевта) на него распространяются обязанности кассира-операциониста.

Кассир имеет право:

- в течение смены по указанию руководителя или его заместителя изменять шифр, применять штампы и оттиски "Погашено", "Счет", "Контроль» и т.д.;

• получать распечатки по кассовой машине (отчет Х);

• изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

Кассиру следует знать, что ему запрещается:

- работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;

• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора аптеки, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующего лица, для проверки кассы;

• покидать кассовую кабину без уведомления администрации и, не от­ключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую ма­шину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от ка­бины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

• самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового тер­минала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа).

Кассир не должен иметь в кассе личных денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир должен:

• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

• составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру (в небольших аптеках с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).