Порядок приемки товара в случае возникновения нестандартной ситуации.

При приемке товара могут возникнуть следующие ситуации:

Ситуация 1.

В случае, когда при приемке товарно-материальных ценностей установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика оформляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей», который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально-ответственные лица аптеки, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

На отечественные товары составляется акт по форме №ТОРГ-2 в четырех экземплярах, на импортные товары – акт по форме №ТОРГ-3 в пяти экземплярах.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего соде6ржания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками.

Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется акт по форме № ТОРГ-3. Акт должен составляться в присутствии материально-ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций, которые должны иметь доверенность на право участия в приемке товаров. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления актов рассматриваются в Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов.

После составления акты о приемке с приложением сопроводительных документов (накладные, упаковочные ярлыки и пломбы от тарных мест, в которых обнаружено расхождение по количеству с документами и маркировкой, удостоверение представителя, участвовавшего в приемке и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

В претензии указывается, в какой срок партнер должен рассмотреть претензию и ответить на нее. Обычно этот срок стороны определяют в договоре. Если этого не сделано, то согласно статье 314 ГК РФ, ответ на претензию должен быть дан в течение семи дней после ее получения. К претензии прикладываются подтверждающие документы – копии договора, счета-фактуры, платежные документы, акты, декларации и т.д.

Согласно статье 477 ГК РФ, покупатель вправе предъявить претензию продавцу, если он обнаружил недостатки в течение гарантийного срока или срока годности товара. Если был поставлен товар, на который не установлен ни гарантийный срок, ни срок годности, то претензии могут быть предъявлены покупателем в течение 2-х лет со дня получения товара (если иное не установлено договором купли-продажи).

Учет претензий, предъявляемых поставщикам на поставку, брак, бой, порчу товара (тары), ведется заведующим аптекой или его заместителем на карточке учета претензий и недостач по типовой форме №5. На них отмечается факт погашения обнаруженных расхождений.

Если при приемке выявлены недостача, бой, брак, порча товара на небольшую установленную сумму в одной партии, то на основании акта производится его описание на счет издержек обращения аптеки.

Ситуация 2.

Порча, бой и т.п., которые не могли быть обнаружены при обычном для данного вида товара порядке приемки, считается скрытыми.

Акт о скрытых недостатках товаров должен быть составлен в течение 5 дней после их обнаружения, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления товаров в аптеку, обнаружившую такие недостатки, если иные сроки не определены договором.

Если на товары установлены гарантийные сроки или сроки годности, то акт о скрытых недостатках составляется также в течение 5 дней после их обнаружения, но в пределах установленного срока или срока годности.

При этом скрытыми недостатками признают такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида товаров проверке и выявлены лишь в процессе хранения, подготовки к продаже или использования товаров.

В акте указывается: наименование товара, изготовитель, номер серии, количество, оптовая цена, сколько отобрано образцов, когда получено, от кого и по какому документу, в каких условиях хранились. Обобранные образцы направляют на анализ, при подтверждении неудовлетворительного качества предъявляется претензия аптечному складу на возмещение стоимости забракованного товара. К акту прилагают протокол анализа образцов контрольно-аналитической лаборатории. Аптечный склад в свою очередь сообщает о поставке недоброкачественной продукции в департамент по контролю за качеством лекарственных средств и изделий медицинской техники и предъявляет претензию заводу-изготовителю для возмещения сумм по поставке забракованных медикаментов.

Ситуация 3.

В случаях, когда во время фактического поступления товара в аптеке отсутствуют документы поставщика, заведующий аптекой назначает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации для составления «Акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. АП-3)». Акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых прилагается к отчету аптеки, а второй остается в аптеке у материально-ответственного лица. Одновременно с составлением акта заведующий аптекой или его заместители принимают меры к получению накладных. До получения этих документов товар в аптеке реализации не подлежит и учитывается в отчете как «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Ситуация 4.

Иногда сопроводительные документы могут поступить в аптеку от поставщика раньше, чем товар, в таком случае категорически запрещается приходовать товары, которые не были получены, несмотря на поступление документов от поставщика.

Ситуация 5.

Помимо приемки товарно-материальных ценностей по количеству товарных единиц и массе «нетто»; по количеству и комплектности, заведующий аптекой (бухгалтер) во время приемки проверяет:

- правильность указанных поставщиком цен на товары, тару, прочие ценности, таксировку и подсчет сумм;

- устанавливает размер наценок;

- транспортных расходов.

В каждом случае обнаружения ошибок в ценах и суммах в накладных, счетах, аптека немедленно сообщает грузоотправителю (поставщику). Аптечный склад обязан представить в аптеку «Исправительное письмо» для исправления арифметических ошибок. Только после получения разрешения допускается оприходовать товар в исправленной сумме, в учетных документах.