Организация безналичных расчетов с покупателями в аптечной организации.

Аптека осуществляет безналичные расчеты:

- с поставщиками товарно-материальных ценностей;

- с поставщиками услуг;

- производит расчеты по финансовым обязательствам.

Здесь аптека выступает как покупатель или плательщик. Кроме того, аптека осуществляет безналичные расчеты с покупателями (лечебно-профилактическими и другими организациями). Здесь аптека выступает как поставщик.

В банке аптеке открывают расчетный счет для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Между банком и аптечной организацией заключается договор на расчетно-кассовое обслуживание, в котором оговариваются:

• стоимость открытия расчетного счета;

• стоимость услуг по расчетно-кассовому обслуживанию;

• проценты, выплачиваемые банком за средства на счетах.

К наиболее распространенному способу расчетов между аптекой и лечебно-профилактическим учреждениям относятся зачеты взаимных требований и плановые платежи. Зачеты могут носить постоянный и разовый характер, производиться между двумя предприятиями или их группой. Для проведения зачета каждому его участнику открывается отдельный счет, с которого совершаются платежи и на который зачисляются поступления. Если поступления превысят платежи, образуется сальдо, сумма которого зачисляется на расчетный счет. Сумма дебетового сальдо, образовавшегося в результате превышения платежей над поступлениями, оплачивается с расчетного счета или за счет банковского кредита.

Плановые платежи применяются в расчетах между предприятиями, имеющими постоянные и относительно равномерные отношения по поставкам продукции, каковыми являются аптеки и прикрепленные к ним на снабжение лечебно-профилактические учреждения.

Поступление денег на счет аптеки осуществляется в процессе расчетов лечебно-профилактических учреждений за приобретенные лекарственные средства и другие товары. Отпуск товаров из аптеки в лечебно-профилактические учреждения оформляется следующими документами:

1. Для обеспечения лечебно-диагностического процесса лечебно-профилактические учреждения получают лекарственные средства из аптечной организации согласно требованиям.

Требование должно иметь штамп, круглую печать ЛПУ, подпись его руководителя или его заместителя по лечебной части.

В требовании указывается наименования лекарственного средства на латинском языке, дозировка и форма изготовления (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.д.), общее количество и вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и пр.), способ применения: для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.д.

Требования на наркотические средства, психотропные, сильнодействующие и ядовитые вещества и другие лекарственные средства, содержащие эти группы препаратов, а также апоморфина гидрохлорид, атропина сульфат, гоматропина гидробромид, дикаин, серебра нитрат, пахикарпина гидройодид, этиловый спирт с указанием концентрации, выписываются на отдельных бланках требований для каждой группы препаратов со штампом, круглой печатью лечебно-профилактического учреждения и подписью руководителя учреждения или его заместителя по лечебной части.

Лечебно-профилактические учреждения при составлении заявок на наркотические средства должны руководствоваться расчетными нормативами, утвержденными ГТККН.

Требования структурного подразделения ЛПУ (кабинета или отделения) на лекарственные средства, направляемые в аптеку этого учреждения, оформляются за подписью руководителей соответствующих подразделений и штампом ЛПУ.

При выписывании лекарственного средства для индивидуального больного дополнительно указывается его фамилия и инициалы, номер истории болезни.

Стоматологи могут выписывать за своей подписью требования только на ниже перечисленные лекарственные средства и вещества, применяемые в стоматологическом кабинете (без права выдачи их пациентам на руки):

адреналин (эпинефрин) раствор 0,1% (в оригинальной упаковке в ампулах);

азотная кислота (в чистом виде);

амилнитрит (в ампулах);

йодоформ (в порошке, пастах, эмульсиях);

кофеин - бензойно - натриевая соль (в ампулах);

кокаин (в пастах);

мышьяковистый ангидрид (в пастах с содержанием до 50%);

новокаин (в чистом виде, растворах до 4%, в ампулах);

резорцин (в кристаллах);

серебра нитрат (в кристаллах и растворах);

трипафлавин (в растворах);

трихлоруксусная кислота (в чистом виде);

фенол (в чистом виде и смеси с другими веществами);

формальдегид (в растворе 5%, 10%, 40%);

хлороформ (в ампулах);

хлорэтил (в ампулах);

эфир этиловый (в чистом виде).

Требование на кокаин (в пастах) и мышьяковистый ангидрид (пастах с содержанием его до 50%), серебра нитрат (в кристаллах и растворах), кроме подписи стоматолога, зубного врача, должно иметь подпись руководителя учреждения (отделения) или его заместителя и круглую печать, лечебно-профилактического учреждения.

Требования на отпуск частнопрактикующим врачам лекарственных средств за исключением наркотических средств, психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 1998 г. N 681 "Об утверждении перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации"; прекурсоров, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 августа 1998г. N 890 "Об утверждении Перечня прекурсоров, ввоз (вывоз) которых осуществляется государственными унитарными предприятиями при наличии лицензии на указанный вид деятельности», а также лекарственных средств, содержащих эти группы препаратов) оформляются также согласно приказа №328 от 23.08.1999г. и на основании договора купли-продажи между частнопрактикующим врачом и аптечной организацией и лицензии на медицинскую деятельность (с указанием видов оказываемой медицинской помощи), выданной этому врачу.

В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой или другое материально ответственное лицо, отпускающее товар, обязано при выполнении заказа дописать во всех экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления, согласовав эти данные с покупателем. Исправления должны быть оговорены и подписаны материально ответственными лицами.

Категорически запрещается исправление количества в сторону увеличения. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества. Дописывание лекарственных средств в накладной (требовании) запрещается. Пропущенные медикаменты должны выписываться в новой накладной (требовании).

На поступивших накладных (требованиях) заведующий аптекой проставляет количество и цены товаров по розничной стоимости, подлежащих отпуску, а затем их таксируют до полной копейки по каждому наименованию.

2. Оформленная накладная (требование), протаксированная и подсчитанная по розничным ценам, регистрируется заведующим или лицом, производившим отпуск товара, в журнал оптового отпуска и расчетов с покупателям по форме № 22-АП. В этом журнале каждому покупателю, с которым аптека имеет постоянную связь, открывается отдельный лицевой счет.

Для учета мелких операций по отпуску товаров, при которых не образуется сальдо ни в пользу покупателя, ни в пользу аптеки, в журнале может быть открыт коллективный счет. Отпуск товара таким покупателям производится после поступления денег на расчетный счет аптеки за предназначенный к отпуску товар.

3. На основании требований-накладных за определенный период (неделю, декаду, полмесяца), по которым были отпущены товары, аптека предъявляет ЛПУ счет с приложенными к нему требований-накладных с указанием даты, номера и суммы каждой требовании-накладной, а также общей суммы по счету.

На основании счетов, выписанных лечебно-профилактическим учреждениям и другим покупателям, составляется реестр выписанных покупателям счетов по отпущенным им из аптеки товарам согласно форме № 18-АП.

4. Отпуск товара лечебно-профилактическим учреждениям производится при наличии авансов или соответствующей недоиспользованной суммы, а прочим покупателям - после предварительной оплаты счета. Предварительно оплаченные товары должны быть получены (вывезены) в течение трех дней после поступления предварительного платежа или сумма платежа полностью (частично) возвращается плательщику.

Ввиду того, что расчеты с лечебно-профилактическими учреждениями носят систематический характер, оплата стоимости полученных лекарственных средств может производиться на основе плановых платежей (авансов) с заключением договора (соглашения) на год.

Лечебно-профилактические учреждения перечисляют денежные суммы, необходимые для оплаты стоимости медикаментов, перевязочных средств и других изделий медицинского назначения, согласно договору (соглашению) на ближайшие две недели или декаду.

5. Ежемесячно производится уточнение расчетов в оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № 23-АП. Не реже одного раза в квартал составляется акт выверки взаимных расчетов. Недоплаченную сумму учреждение должно перечислить на счет аптеки или вышестоящей организации до наступления очередного месяца (квартала), но не позднее, чем за 3 дня до окончания месяца (квартала). В этот же срок излишне полученные суммы должны быть возвращены аптекой по требованию учреждения или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.

При этом дебиторская и кредиторская задолженность на начало следующего месяца в целом по аптеке не должна превышать суммы однодневной реализации.

6. Для получения заказанных товаров представитель лечебно-профилактического учреждения должен предъявить доверенность.

Постоянная доверенность на получение ценностей может выдаваться на определенный срок, но не более чем на текущий квартал, и должна храниться в аптеке. На получение медикаментов, содержащих ядовитые и наркотические средства, выписывается доверенность сроком до одного месяца.

Получение лекарственных средств подтверждается распиской на всех экземплярах требованиям - накладным. В случае расхождения данных об отпуске лекарственных средств по требованиям- накладным сразу же производится исправление количества по фактическому получению. Работник аптеки расписывается в выдаче товаров и правильности таксировки накладных требований - накладных.

7. В аптечных организациях требования ЛПУ на отпуск, наркотических средств, психотропных, сильнодействующих и ядовитых веществ и других лекарственных средств, содержащих эти группы препаратов, апоморфина гидрохлорида, атропина сульфата, гоматропина гидробромида, дикаина, серебра нитрата, пахикарпина гидройодида, этилового спирта, раствора медицинского антисептического хранятся в течение 5 лет.

Требования на остальные группы лекарственных средств хранятся в течение одного календарного года. Все требования ЛПУ хранятся в томах в сброшюрованном виде и оформляются с указанием месяца и года.

В аптеках по данным реализации лекарств лечебно-профилактическим учреждениям производится расчет стационарной рецептуры. Эта рецептура также подразделяется на экстемпоральную и рецептуру готовых ле­карственных средств. В данном расчете общее количество экстемпоральных стационарных лекарственных средств рассчитывается путем деления товарооборота (стоимости) по стационарной рецептуре, учтенного за месяц в журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22) или реестре выписанных покупателем счетов по отпущенным из аптеки товаров (ф. АП-18). На среднюю стоимость одного амбулаторного экстемпорального рецепта. В данном случае средняя стоимость одного экстемпорального рецепта приравнивается к средней стоимости одного стационарного экстемпорального рецепта.

Аналогично проводится расчет количества готовых лекарственных

средств в стационарной рецептуре, отпущенных по требованиям-накладным лечебным учреждениям.