Организация наличных денежных расчетов в аптечных организациях

Система денежных отношений аптечных предприятий и организаций складывается из наличных расчетов с населением за отпущенные товары с рабочими и служащими по заработной плате, а также из безналичных расчетов с поставщиками, покупателями, Госбюджетом, банками и др. организациями.

Согласно ФЗ РФ №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели в случае продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг должны применять контрольно-кассовую технику (ККТ).

Под ККТ в законе понимается техника, которая используется при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. Она должна иметь в своем составе общие элементы, например: денежный ящик, блок клавиатуры, оперативное запоминающее устройство, блок фискальной памяти, печатное устройство и т.д.

Закон устанавливает следующие требования ККТ. Модель ККТ должна:

- быть внесена в государственный реестр;

- иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме;

- быть исправна, опломбирована в установленном порядке.

- быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика.

Существуют различные виды кассовых аппаратов:

- амтономная ККТ;

- пассивная системная ККТ;

- активная системная ККТ;

- фискальный регистратор.

Автономной называется ККТ функциональные возможности, которой ограничены. Расширить эти возможности можно лишь путем подключения дополнительных устройств ввода – вывода. Эти устройства управляются контрольно-кассовой машиной с помощью тех программ, которые в ней размещены. К автономным относятся и портативная ККМ, имеющая возможность работы без постоянного подключения к электросети.

Пассивную системную ККТ можно использовать как автономную «кассу», а можно включить в работу компьютерно-кассовой системы. При этом управление этой системой ведется с компьютера, а не с ККТ. Если же включить компьютерно-кассовую систему активную системную ККТ, то управлять системой можно с ККТ. В то же время активную системную ККТ можно использовать и как пассивную системную, и как автономную ККТ. К таким машинам относятся также POS – терминал ККТ с фискальной памятью, обладающей возможностями персонального компьютера по вводу – выводу, хранению, обработке и отображению информации.

Существует ККТ, которая может работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая донные через каналы связи. Это фискальный регистратор (ФР), который иногда называют кассовым модулем, имея ввиду его подключение к центральной кассовой машине компьтерно-кассовой системы.

Государственный реестр подлежит официальному опубликованию в установленном порядке. Изменения и дополнения, вносимые в государственный реестр подлежат официальному опубликованию в 10-ти дневный срок со дня принятия таких изменений и дополнений. В случае исключения из государственного реестра ранее применявшихся моделей ККТ их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

Каждая модель ККТ предназначена для определенной сферы деятельности: торговли, сферы услуг, отелей и ресторанов.

При покупке (замене) ККТ руководителю аптечного предприятия надо иметь в виду, что решением ГМЭК от 05.11.96г. (протокол №6/31-96 – приложение 1 к письму Госналогслужбы России от 15.01.97 № ВК-6-16/49 «О средствах визуального контроля ККМ»), предусмотрено использования средств визуального контроля на ККТ. Средства визуального контроля представляют собой объемные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке, со словами «Государственный реестр» и указанием года реализации ККТ генеральным поставщиком. Кроме того, на ККТ должна быть размещена голограмма центра технического обслуживания с надписью «Техническое обслуживание» и указанием года, в котором ККТ поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. Голограммы размещаются генеральными поставщиками и ЦТО на стороне ККТ, обращенной к покупателю, при денежных расчетах с использованием данной машины. Эксплуатация ККТ без средств визуального контроля запрещается.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ обязаны:

1) осуществлять регистрацию ККТ в налоговых органах;

2) применять при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

3) выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

4) обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с действующим законодательством, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ и предоставлять им документацию;

5) производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

В соответствии с ФЗ №54-ФЗ налоговые органы обязаны регистрировать контрольно-кассовую технику. Порядок ее регистрации утвержден приказом Госналогслужбы России от 22.06.95 №ВГ-3-14/36 «Об утверждении порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах». В налоговой инспекции проводится регистрация, перерегистрация и снятие с учета ККТ, фискализация ККТ, выдача карточки регистрации ККТ.

Фискализация ККТ (ввод пароля налоговой инспекции) происходит или в инспекции, или в самой аптеке. Налоговые органы предпочитают первый вариант. В назначенный день в инспекцию приезжает кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки. Кассовый аппарат они привозят с собой. Если же аптека регистрирует сразу несколько ККТ, инспектор сам выезжает в аптеку. В аптеке также должны присутствовать кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки.

Налоговый инспектор изучает представленные для регистрации документы, проверяет достоверность изложенных в заявлении на регистрацию данных (модель и номер ККТ, год выпуска, адрес места установки), смотрит, есть ли в паспорте аппарата запись продавца с датой продажи и печать.

Специалист ЦТО проверяет исправность и работоспособность ККТ. При обнаружении мелких неисправностей он устраняет их на месте и программирует операцию печати на кассовом чеке названия аптеки – владельца ККМ. Затем программируется режим ввода пароля налогового инспектора, и инспектор вводит налоговый пароль.

Днем регистрации ККТ считается день ввода пароля. С этого дня контролируется включение фискальной памяти ККТ.

Налоговый инспектор записывает пароль доступа к фискальной памяти зарегистрированной ККТ в Книгу учета контрольно–кассовой техники организаций.

В день регистрации в налоговой инспекции заполняется журнал кассира-операциониста на данный кассовый аппарат. Журнал подается в инспекцию вместе с заявлением о регистрации. Он должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью и печатью организации (индивидуального предпринимателя). Налоговый инспектор заверяет журнал подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККТ.

Журналу присваивается регистрационный номер ККТ согласно регистрационному номеру в книге учета ККТ. Если за время эксплуатации ККТ организация (индивидуальный предприниматель) заводит несколько журналов, то после регистрационного номера через дробь пишется номер журнала (например, №543/1…/2).

Вместе с Журналом кассира-операциониста в инспекцию подается «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ», который также должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью и печатью организации (индивидуального предпринимателя). В свою очередь налоговый инспектор заверяет журнал подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККТ.

В день фискализации или на следующий, но не позднее 5 дней с момента получения пакета документов налоговая инспекция выдает аптеке карточку регистрации ККТ.

Карточка регистрации ККТ храниться в аптеке по месту установки машины в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налоговой службы и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается в налоговый орган при снятии ККТ с учета.

ККТ регистрируется тем налоговым органом, в котором аптека зарегистрирована как налогоплательщик.

НК РФ требует от налогоплательщиков сохранять документы, по которым определяется налогооблагаемая база, не менее чем за три истекших финансовых года, плюс год, в котором проводится проверка. Аналогичные требования предъявляются и к сохранению фискальной памяти ККТ. Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут руководители аптек.