13.2. Где и кем осуществляются консульская легализация

и проставление апостиля?

Легализация иностранных документов, предназначенных для использования на территории РФ, может быть осуществлена как на территории того государства, где эти документы выданы, так и непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел (МИД) либо ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализируется в консульском учреждении РФ в данном государстве. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России.

И в том, и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык. В обоих случаях процедура легализации является достаточно сложным процессом, требующим значительных затрат, да и к тому же она не является совершенной. Так, документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Данную Конвенцию еще называют Гаагской конвенцией. Для Российской Федерации Гаагская конвенция вступила в силу 31 мая 1992 г. Действия Гаагской конвенции распространяются на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. К таким документам согласно ст. 1 Гаагской конвенции относятся:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

То есть к документам, на которые в соответствии с Гаагской конвенцией проставляется апостиль, относятся, например, следующие документы: об образовании (диплом, аттестат); о гражданском состоянии (документы, подтверждающие, что физические лица являются супругами или близкими родственниками, свидетельства о заключении/расторжении брака); о трудовом стаже (трудовая книжка и др.); свидетельства о нахождении в живых; справки; судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам; учредительные документы юридических лиц (устав, учредительный договор, свидетельства о постановке на учет либо снятии с учета в налоговых органах) и многие другие документы. Апостиль проставляется, как правило, на копии указанных документов, заверенные в нотариальном порядке, а также на документы, оформленные у нотариуса (доверенности, согласия на выезд детей за рубеж) и т.д.

К документам, на которые не распространяются действия Гаагской конвенции, относятся, например:

- документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

- административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним).

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется апостиль - специальный штамп, имеющий форму квадрата со стороной не менее 9 см. Образец апостиля в соответствии с Гаагской конвенцией:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ APOSTILLE │

│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) │

│ 1. Страна............................................................ │

│ Настоящий официальный документ │

│ 2. Был подписан (фамилия) ........................................... │

│ 3. Выступающим в качестве ........................................... │

│ 4. Скреплен печатью/штампом (название учреждения) │

│ 5. В .................. 6. (Дата) ................................... │

│ 7. (Название удостоверяющего органа)................................. │

│ 8. За N ............................................................. │

│ 9. Печать/штамп 10. Подпись ......................................... │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Согласно ст. 5 Гаагской конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения и легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской конвенции.

Каждое договаривающееся государство назначает с учетом их официальных функций те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, о чем уведомляет министерство иностранных дел Нидерландов. Так, в Российской Федерации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14 июля 2008 г. N 523 Министерству обороны РФ предоставлены полномочия на проставление апостиля на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах РФ, Вооруженных Силах СССР и Объединенных Вооруженных Силах СНГ, выдаваемых в Российской Федерации. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21 июля 1998 г. N 810 Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки предоставлены полномочия на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации.

Легализация и проставление апостиля могут не потребоваться и вовсе, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур между договорившимися странами. Так, двусторонними договорами о взаимной правовой помощи и Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (с дальнейшими изменениями) предусмотрено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.