logo
конспект лекций ФМ

2.3. Інформаційна система фінансового менеджменту.

 

Ефективність кожної управляючої системи в значній мірі залежить від її інформаційного забезпечення. Від якості використаної інформації при прийнятті управлінських рішень в значній мірі залежать обсяг витрат фінансових ресурсів, рівень прибутку, ринкова вартість підприємства та інші показники, які формують рівень добробуту власників підприємства та темпи його економічного розвитку. Практика показує, що вироблення управлінських рішень являє собою безупинний процес отримання й обробки інформації, що є невід'ємним елементом системи фінансового менеджменту.

Згідно з І. О. Бланком, “інформаційна система фінансового менеджменту являє собою процес неперервного цілеспрямованого добору відповідних інформативних показників, необхідних для здійснення аналізу, планування та підготовки ефективних оперативних управлінських рішень за всіма аспектами фінансової діяльності підприємства” .

Незважаючи на те, що будь-яка інформація являє собою сукупність позитивних знань, що є об'єктом збору, реєстрації, збереження, передачі і перетворення, її зміст з урахуванням розвитку і удосконалювання форм господарської діяльності підприємств змінюється.

Довгий час у вітчизняній практиці у сфері ведення господарської діяльності та у процесі її аналізу акцентувалася увага на основній діяльності підприємства, залишаючи без достатньої уваги інші її види, форми взаємодії з зовнішнім середовищем на макро- і мікрорівні. Пізніше, як інструмент інформаційного забезпечення, став використовуватися попередній кошторис витрат, була розроблена система показників, які діють на даний момент. До цієї групи показників належать розрахунок планових і часткових витрат та ін.

Інтеграція і координація функцій при цьому здійснюється через інформаційну взаємодію таким чином:

  1. Підтримка планування. При цьому підсистема інформаційного забезпечення «поставляє» підсистемі планування фактичні дані, прогнози розвитку і цільові настанови за станом підприємства на майбутнє, методики, принципи і критерії планування. В свою чергу «планування» формує комплекс планів і заходів щодо їх реалізації, що призводить до актуалізації стану підсистеми інформаційного забезпечення.

  2. Підтримка контролю. Підсистема інформаційного забезпечення здійснює збір фактичних даних про функціонування підприємства, динаміку зовнішнього середовища, «поставляє» методики, принципи, концепції, критерії контролю. В свою чергу контроль актуалізує стан підсистеми інформаційного забезпечення на предмет аналізу фактичних даних і їх порівняння з плановими, що, безсумнівно, збагачує підсистему інформаційного забезпечення.

  3. Підтримка процесу прийняття рішень із приводу реагування на відхилення. Підсистема інформаційного забезпечення «поставляє» методи і критерії прийняття даних рішень, а також приклади подібних дій самого підприємства та інших підприємств у ретроспективному плані, можливі реакції внутрішнього і зовнішнього середовища на різні дії і їх комбінації. У процесі прийняття рішень з приводу відхилень актуалізується «архів» інформаційного забезпечення, та у випадку прийняття яких-небудь нових нетипових рішень база даних «збагачується» можливими варіантами реагування на відхилення. Прийняті рішення стають, у тому числі й інформаційною основою нового циклу управління.

Найбільше з інформацією пов'язаний контроль. В умовах збільшення кількості показників, що характеризують стан економіки й організацію бізнесу, необхідно планувати, збирати й обробляти інформацію про господарську і фінансову діяльність, для чого необхідне удосконалення технології, організації управління з урахуванням комунікаційних зв'язків і використання інформаційних ресурсів. Вищевказані процеси необхідно здійснювати на основі кібернетичного принципу, що забезпечує зворотний зв'язок і регулювання керованих параметрів діяльності.

Дані про хід виробничого процесу фіксуються в первинних документах, що характеризують використання ресурсів, формування собівартості в розрізі елементів і статей витрат. Для контролю служать норми витрат, відхилення від норм і їх зміна. Первинні документи приходять в економічні підрозділи підприємств, які перетворюють отримані дані в інформацію для окремих служб і відділів управління. Корпоративне управління виконує контрольну функцію, оцінюючи інформацію, що надійшла від бухгалтерії, і коректує основні параметри діяльності підприємства.

При цьому кількість керуючих параметрів досягає кілька сотень. Вони плануються в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, норм витрат усіх видів ресурсів і т.д. Така інформація відслідковується відповідними економічними службами, куди надходять документи, що відображають фактичний стан керуючих параметрів об'єктів спостереження.

Проводиться аналіз і робляться висновки відносно відхилень від норм, що передаються у відповідні відділи і служби управління для аналізу відхилень, їх оцінки і прийняття управлінських рішень.

З інформаційно-логічної точки зору прийняття управлінських рішень є процесом перетворення рекомендаційної інформації в зобов'язуючу. Зобов'язання, що містять комплекс рішень, додають цілеспрямований характер суб'єктивному фактору, підвищують ефективність управління при умові діючої системи контролю.

Можна виділити чотири інформаційні проблеми, що повинні розглядатися в залежності від наявної інформації:

  1. кількісна проблема, що охоплює питання, які стосуються обсягу інформації;

  2. проблема часу - швидкий розвиток обумовлює актуальність інформації і короткі актуалізаційні цикли;

  3. проблема якості - при цьому перше, що приймається до уваги, - це якість інформації, де всі показники однаково добре обґрунтовані. У широкому змісті це стосується важливості рішення;

  4. проблема комунікації стосується питання напрямку передачі інформації, тому що вона виникає часто не там, де потрібна. З цим питанням також пов'язаний спосіб підготовки й ущільнення інформації.

Варто враховувати, що виникнення проблеми одного виду може спричинити і, як правило, спричиняє появу проблем інших видів (рис.2.2), оскільки між ними існує тісний взаємозв'язок.

 

 

Проблема часу

Проблема якості

Проблема комунікації

Кількісна проблема

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2. Взаємозв'язок інформаційних проблем.

 

Можливе виникнення проблем у ході руху інформаційних потоків висуває до інформації чимало вимог, яким вона повинна відповідати (рис. 2.3):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.3. Склад вимог до інформації фінансового менеджменту.

 

Для виконання цих вимог необхідно приділяти істотну увагу інформаційним потокам.

Інформаційні потоки – це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого, чи від одного підрозділу до іншого.

Система інформаційних потоків – сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення.

Найбільш загальна система інформаційних потоків – це сума потоків інформації, що дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність.

Не є секретом те, що інформаційні потоки, коли ними не займаються спеціально, далекі від досконалості: може відбуватися дублювання інформації; вона може не доходити до адресата; після одержання інформації можуть знадобитися уточнення. Звідси випливає необхідність удосконалювання системи інформаційних потоків, зміни алгоритмів проходження документів, автоматизації передачі інформації.

Система збору фінансової інформації спирається на існуючу систему інформаційних потоків, що повинна бути органічно вбудована в загальну систему інформаційних потоків підприємства. У протилежному випадку відбудеться відторгнення нав'язаної співробітникам підприємства системи фінансового менеджменту.

Часто сама загальна система інформаційних потоків не витримує критики: документи проходять занадто неквапно; ніхто не відповідає за документ у цілому. У такому випадку нема рації вбудовувати підсистему фінансового менеджменту, що повинна працювати добре, у систему, що працює погано.