15.5. Учет денежных документов

К денежным документам, применяемым в бюджетных организациях, относятся: оплаченные путевки, талоны на бензин, почтовые марки и марки государственной пошлины, карты оплаты услуг связи и так далее.

Их прием в кассу и выдача из кассы оформляются так же, как прием и выдача наличных денежных средств, то есть приходными и расходными кассовыми ордерами с проставлением на них записи "Фондовый", которые регистрируются в Журнале регистрации (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам (п. 108 Инструкции N 148н).

Ответственность за их сохранность несут руководитель учреждения и другие работники по его письменному указанию, с которыми заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

К хранению денежных документов предъявляются особые требования. Так, согласно п. 30 Порядка ведения кассовых операций денежные документы должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Для учета денежных документов применяется счет 0 201 05 000 "Денежные документы" (п. 107 Инструкции N 148н).

Поскольку на этом счете учитываются различные денежные документы, аналитический учет следует вести в разрезе их видов (путевки, талоны на ГСМ и так далее). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции.

В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам.

В бухгалтерском учете под операциями с денежными документами следует понимать их приобретение, выдачу под отчет и оказание услуг по ним (использование их на нужды учреждения) с составлением авансового отчета.

Бухгалтерские записи по учету денежных документов будут следующими:

- отражение предварительной оплаты - Дебет 1 (2) 206 00 560 Кредит 1 304 05 000, 2 201 01 610;

- получение денежных документов (постановка на учет) - Дебет 1 (2) 201 05 510 Кредит 1 (2) 302 00 730;

- зачет предварительной оплаты - Дебет 1 (2) 302 00 830 Кредит 1 (2) 206 00 660;

- выдача в подотчет - Дебет 1 (2) 208 00 560 Кредит 1 (2) 201 05 610;

- списание сумм использованных денежных документов на расходы - Дебет 1 401 01 200, 2 106 04 340 Кредит 1 (2) 208 00 660.

Пример. Организацией за счет бюджетных средств перечислен аванс в сумме 1200 руб. на покупку талонов для заправки ГСМ. Талоны получены и оприходованы на сумму 4000 руб.

За месяц были выданы в подотчет водителям талоны на заправку ГСМ на сумму 1000 руб. По окончании месяца на основании представленных авансовых отчетов водителей оприходованы ГСМ на сумму 1000 руб. Согласно путевым листам за месяц подлежат списанию ГСМ (согласно утвержденным нормам) в сумме 940 руб.

С 1 января 2009 г. Инструкцией N 148н предусмотрено, что денежные документы могут безвозмездно передаваться.

Движение денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств, отражается проводкой: Дебет 0 304 04 000 Кредит 0 201 05 610.

Движение денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также передача таких документов государственным и муниципальным организациям оформляются записью: Дебет 0 401 01 241 Кредит 0 201 05 610.

При безвозмездной передаче денежных документов организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций, делается проводка: Дебет 0 401 01 242 Кредит 0 201 05 610.

При безвозмездной передаче между бюджетами производится запись: Дебет 0 401 01 251 Кредит 0 201 05 610.