15.6. Основные нарушения порядка ведения кассовых операций

На основании п. 105 Инструкции N 148н бюджетные учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, поэтому их проверка - обязательный компонент всех программ ревизий и проверок бюджетных учреждений.

Цель проверки: выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения, проконтролировать соблюдение требований законодательных и нормативных документов, регламентирующих совершение кассовых операций, их ведение и составление отчетности.

При проверке учета кассовых операций ревизоры руководствуются следующими нормативно-правовыми документами:

- Инструкцией N 148н;

- Указаниями о порядке применения бюджетной классификации;

- Законом о ККТ;

- Порядком ведения кассовых операций;

- Положением об организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47 (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П);

- Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации от 24.04.2008 N 318-П.

Кроме перечисленных выше актов, используются документы, подтверждающие совершение кассовых операций:

- приходные и расходные кассовые ордера;

- кассовая книга, отчеты кассира;

- журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм;

- платежные (расчетно-платежные) ведомости и др.

Контрольные процедуры осуществляются путем фактической проверки, обследования, наблюдения, анализа. Ниже приведены основные нарушения, выявляемые в ходе проверки.

Недостача или излишек денежных средств в кассе. Хранение в кассе учреждения наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещено (п. 30 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому наличие как излишков, так и недостач при обращении с наличными денежными средствами не допускается. В случае их выявления после фактического снятия остатков ревизор затребует письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении недостач в особо крупных размерах будет поставлен вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки с последующим сообщением в правоохранительные органы.

Несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. В случае обнаружения отклонений в датах между получением наличности в кредитной организации и оприходованием их в кассу в акте ревизии будет отмечено нарушение. По этому факту кассир учреждения, главный бухгалтер организации и руководитель должны будут представить объяснение. Обратите внимание, что ответственность в данном случае возлагается на всех перечисленных лиц без исключения (п. 39 Порядка ведения кассовых операций). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических - от 40 000 до 50 000 руб.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения ККТ. В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона о ККТ организации, в том числе и бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт, в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ).

Неприменение ККТ разрешено только в случае оказании услуг населению с последующей выдачей бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. Таким бланком строгой отчетности для бюджетных учреждений является Квитанция (ф. 0504510), утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н. Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), принятым Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163.

Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований. Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств должен производиться по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Приходный кассовый ордер оформляется при поступлении наличных денежных средств как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме 0310003, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется по Расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий по унифицированной форме 0504046, утвержденной Приказом Минфина России N 123н. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В отличие от денежных средств, выдаваемых на приобретение ГСМ или иных материальных ценностей, выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий, стипендий из кассы производится не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения или лиц, на это уполномоченных.

Приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам документы согласно п. 20 Порядка ведения кассовых операций погашаются штампом "Оплачено" и до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна осуществляться раздельно и не должна иметь пропусков. При невыполнении вышеперечисленных требований в акте ревизии будет отмечено несоблюдение Порядка ведения кассовых операций.

Наличие исправлений в кассовых ордерах. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Ведение неустановленного количества кассовых книг. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций каждое предприятие, организация, учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

В ходе проверок встречаются случаи, когда учреждения заводят в своем учете три кассовых книги: по бюджету, средствам, полученным от приносящей доход деятельности, и денежным документам. Данные действия рассматриваются как нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций. Обращаем внимание читателей, что в утвержденной форме 0504514 Кассовой книги предусмотрено отражение поступления наличных денег как по бюджетным, внебюджетным средствам, так и по денежным документам. Учет операций с последними ведется на отдельных ее листах. Учет по видам денежных документов ведется в Карточке учета средств и расчетов по форме 0504051, утвержденной Приказом Минфина России N 123н (п. 108 Инструкции N 148н).

Наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций данные действия расцениваются как нарушение. В отличие от приходных и расходных кассовых документов в кассовую книгу могут вноситься исправления только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Несвоевременное внесение записей в кассовую книгу. Согласно п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу должны быть внесены кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир должен подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе на следующее число и передать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Превышение установленного банком кассового лимита. На основании п. п. 5, 6 Порядка ведения кассовых операций денежные средства могут храниться в кассе учреждения в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителями учреждений. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Наличные денежные средства, превышающие установленный лимит остатка денежных средств, должны сдаваться в банк.

Обратите внимание: превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа на должностных лиц учреждения - в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке.

Если учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная бюджетным учреждением в банк денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота учреждения с учетом особенностей режима его деятельности, Порядка ведения кассовых операций и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Бюджетные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. В указанных случаях превышение лимита кассы разрешается, но не свыше трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

Отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности. В соответствии с п. 32 Порядка ведения кассовых операций при приеме кассира на работу должен быть издан приказ, затем данного работника обязаны ознакомить с Порядком ведения кассовых операций под роспись, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. п. 33, 34 Порядка ведения кассовых операций).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другое) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем бюджетной организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п. 35 Порядка ведения кассовых операций).

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества". Договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в кадровой службе учреждения или в бухгалтерии. Отсутствие в учреждении договоров о материальной ответственности, заключенных с кассиром, свидетельствует о халатности руководства и отсутствии действий, направленных на сохранность наличных денежных средств.

Несоблюдение требований по технической укрепленности помещений кассы. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Согласно этому документу руководитель учреждения обязан обеспечить следующие условия хранения наличных денежных средств в кассе:

- помещение кассы должно быть изолированным;

- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);

- касса должна закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;

- обязательно наличие сейфа или металлического шкафа для хранения денег, в обязательном порядке прочно прикрепленного к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- наличие огнетушителей;

- при больших поступлениях наличных денежных средств - наличие специального оборудования для проверки подлинности денежных купюр.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы учреждения, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи хранятся в металлических шкафах, а печати - у кассиров. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей учреждений. Проверка дубликатов должна проводиться не реже раза в квартал комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Результаты проверки фиксируются в акте. Отсутствие вышеприведенных требований рассматривается как нарушение Порядка ведения кассовых операций, о чем ревизором будет сделана соответствующая запись в акте проверки.

Отсутствие внутреннего контроля за наличными денежными средствами в учреждении. Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация. Она бывает плановая и внеплановая. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, установлены п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете. Кроме того, в соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в учреждении в сроки, установленные руководителем, должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Заметим, что отсутствие внутреннего контроля в учреждении способствует возникновению недостач и хищений в кассе.

Расходование денежных средств на цели, не соответствующие их получению. Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, должны расходоваться на цели, указанные в чеке. Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению в порядке, установленном в 2009 г. Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. В соответствии с ними бюджетное учреждение накануне дня получения наличных денежных средств представляет в ОФК:

- Заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802);

- денежный чек.

При заполнении Заявки на получение наличных денежных средств в графе 5 разд. 2 указывается назначение платежа в соответствии с документом - основанием возникновения денежного обязательства и в графе 3 - код бюджетной классификации, в соответствии с которым должна быть осуществлена выплата (п. 9.2 Приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н). На основании кассовой заявки заполняется денежный чек на получение наличных денежных средств, в котором указываются цели их получения (например, на выплату заработной платы, на командировочные, на хозяйственные нужды).

Обратите внимание: приход в кассу и выдача из нее должны соответствовать целям получения наличных денежных средств с лицевого счета в ОФК, в противном случае действия администрации бюджетного учреждения ведут к нецелевому расходованию бюджетных средств.

В соответствии со ст. 15.14 КоАП РФ за нецелевое использование бюджетных средств бюджетополучателями предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами. При осуществлении расчетов наличными денежными средствами следует соблюдать лимит их предельного размера. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).

За превышение этой суммы предусмотрена административная ответственность как должностных, так и юридических лиц в размерах, установленных ст. 15.1 КоАП РФ: для должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Выдача денежных средств, не подтвержденная распиской получателя. В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.

Выдача денежных средств лицу без документа, удостоверяющего личность, или без доверенности. Пункт 15 Порядка ведения кассовых операций обязывает кассира выдавать денежные средства по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу на основании документально подтвержденных сведений, удостоверяющих личность получателя, которые отражаются в расходном ордере. Если заменяющий его документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

В соответствии с п. 16 Порядка ведения кассовых операций выдача денег лицам, не значащимся в штатном расписании бюджетного учреждения, также производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.